Mejora la gestión de tu estudio de Yoga: los tips de Yoga Shala

Abrir una escuela de yoga es una cosa. Mantenerla en orden mientras crece es otra muy distinta. Miriam Torres lo sabe bien: fundó Yoga Shala México hace casi 11 años en Coyoacán, y hace un año abrió una segunda sede en la colonia Del Valle junto con sus socias, Laura e Ilse.

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Yoga Shala es una escuela especializada en Ashtanga, con formaciones y certificaciones que han construido una comunidad grande. “Somos una escuela, no somos un estudio”, aclara Miriam. Y para ella el yoga va más allá de las posturas: “acompañamos procesos, hacemos un recorrido, sostenemos crisis”.

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Pero sostener a una comunidad también exige algo menos visible: una buena gestión. En esta entrevista, Miriam nos contó cómo pasó de la libreta y el WhatsApp a operar dos sedes con orden, y qué le diría a quien está por poner su propio espacio.

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El reto: de una sede a dos

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Durante años, Yoga Shala funcionó con un sistema propio, en parte manual. Mientras había una sola sede, alcanzaba. El problema apareció con el crecimiento.

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“Ya no es tan sencillo gestionar una sede a dos”, explica Miriam. Una nueva ubicación implica más gestión, coordinación y logística. Y además, cada sede tiene su propia comunidad, con necesidades distintas.

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Ese momento los llevó a buscar opciones. No necesitaban ordenar una sede, sino dos, y concentrar en un solo lugar a sus alumnos, sus distintas actividades y las apps por las que llegan practicantes nuevos.

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El caos que se normaliza

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Muchos dueños de estudios y escuelas viven en el caos sin notarlo, porque poco a poco se vuelve normal. Miriam lo reconoce con honestidad.

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Los registros, uno por uno. Antes, las reservas llegaban por WhatsApp y, de vez en cuando, por correo o redes sociales. Cada una se registraba a mano.

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La libretita. La asistencia se anotaba en una libreta en recepción. Si alguien compraba una clase suelta, también iba a la libreta.

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Los mensajes a toda hora. “Normalicé contestar mensajes a toda hora”, cuenta. “Si te escriben a las 12:30 de la noche, contestaba a las 12:30 de la noche.” Su conclusión: no es lo óptimo.

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El “luego lo hago”. Miriam da clases y formaciones; su fuerte no es estar detrás de un escritorio. Y eso tiene un costo: “Lo dejo en la libretita, lo dejo en el Word, lo dejo en el documento… y cuando menos te das cuenta pasó un año, dos años”. Para entonces, ponerse al día ya es complicado.

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Normalizar esta dinámica es común cuando el espacio crece rápido, pero mantener el control manual termina desgastando al equipo y afectando la retención de los alumnos.

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Qué cambió con la tecnología correcta

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Cuando abrieron la sede Del Valle, Yoga Shala empezó a explorar aplicaciones y llegó a Fitune. Lo que más les atrajo fue poder concentrar en un solo sistema las dos sedes, sus actividades y las distintas apps por las que llegan practicantes, en lugar de gestionarlas una por una.

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Si Miriam tuviera que resumir el cambio en una palabra, sería orden. “Orden, concentración, y lo sistemático se hizo mucho más sencillo.”

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Lo que más le simplificó la vida

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Para Miriam, lo primero fue el registro de asistencia. “Antes teníamos una libretita en donde apuntábamos a todos los asistentes. Aquí ya no hay esa libretita.” La libreta hoy se usa para otras cosas.

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Del orden a la retención

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El beneficio no se queda en la operación. Con orden llega una mejor administración, y con ella, la posibilidad de retener alumnos. “Ya no es lo mismo que te compren una clase suelta y lo apuntes en la libretita a que ya sabes que el usuario que tiene seis clases sabe cuándo se le va a acabar su membresía”, explica. Eso le permite hacer “la labor de retenerlo y que se compre la siguiente membresía”.

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¿Y el costo?

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“Si alguien piensa que Fitune es caro, yo les diría que no, para nada. Es bastante accesible; vale la pena.” Para ella, más que caro o barato, es una inversión.

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Cinco lecciones prácticas para gestionar tu espacio de yoga sin caos

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1. Pon orden desde el primer día

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Además de cumplir con los requisitos del espacio, Miriam insiste en estructurar la administración desde la apertura. Postergar el control operativo acumula un desorden que, tras uno o dos años, resulta mucho más difícil y agotador de corregir.

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2. Si lo tuyo es dar clases, apóyate en un sistema

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Muchos fundadores son instructores, no administradores. Justo por eso conviene tener una herramienta que haga el trabajo de registro por ti, en lugar de depender de que encuentres tiempo frente a la computadora.

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3. No subestimes la gestión de alumnos

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Cuando le preguntamos qué es lo que más subestiman los dueños al emprender, no dudó: la gestión de los alumnos, su asistencia y su continuidad. “Van y vienen, permanecen o desaparecen.” Saber en qué punto está cada uno es lo que te permite acompañarlo y retenerlo.

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4. Pon límites a tu disponibilidad

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Contestar mensajes a medianoche no es compromiso, es desgaste. Cuando las reservas y los pagos se resuelven solos, puedes definir horarios para responder sin perder alumnos.

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5. Con socias, confianza y orden

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Para quienes abren un espacio en sociedad, su consejo es claro: confiar plenamente en las decisiones que se toman en acuerdo y, otra vez, orden. Tener todo en regla evita dudas y confusiones sobre pagos y responsabilidades.

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“Atreverse es el paso uno. Ya te atreviste, ahora sosténlo y confía. Habrá momentos en que quieras tirar la toalla, pero si sostienes, confías y te atreves, se puede.", Miriam Torres, Yoga Shala

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Un sistema que sostiene a la comunidad

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Para Miriam, la tecnología no resta calidez al espacio, sino que la protege: “Fitune es un sistema de gestión que nos apoya a sostener esta comunidad”.

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Si quieres dejar atrás la libreta y llevar la administración de tus sedes en un solo lugar, descubre cómo Fitune puede ayudarte a agilizar la operación de tu estudio.